Notion a récemment introduit les formulaires, une nouvelle fonctionnalité et un nouveau type de vue de base de données. Auparavant, il n'existait aucun moyen natif de créer un formulaire dans Notion. Vous deviez vous fier à des outils tiers comme Noteforms (anciennement NotionForms) ou Tally — qui fonctionnent tous deux très bien. Cependant, rien ne vaut une fonctionnalité native intégrée directement dans l'écosystème Notion.

Dans ce guide, vous apprendrez comment créer des formulaires Notion, recueillir des réponses et personnaliser votre formulaire selon vos besoins.

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Points clés

• Apprenez à créer des formulaires directement dans Notion : Découvrez comment utiliser le nouveau créateur de formulaires natif de Notion pour collecter et organiser les réponses sans effort.
• Explorez différents types de questions et options : Familiarisez-vous avec les 10 types de questions disponibles, y compris le texte, le choix multiple, les dates, et plus encore.
• Personnalisez et partagez vos formulaires : Découvrez comment ajuster les paramètres du formulaire, modifier le bouton de soumission, ajouter des messages de confirmation et partager votre formulaire avec d'autres.
• Automatisez votre flux de travail avec les formulaires Notion : Voyez comment configurer des automatisations pour taguer des coéquipiers ou effectuer des actions lorsque de nouvelles réponses sont soumises.
• Utilisez des créateurs tiers pour des besoins avancés : Si vous avez besoin de plus de personnalisation, découvrez des outils comme Noteforms et Tally pour une intégration plus poussée avec les bases de données Notion.

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Comment créer un formulaire dans Notion

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Créer un formulaire Notion est simple :

1. Ajoutez un nouveau bloc où vous souhaitez que votre formulaire se trouve.
2. Tapez /form et appuyez sur Entrée.
3. Cela créera une base de données avec deux vues :
   1. Constructeur de formulaire (pour concevoir votre formulaire)
   2. Réponses (une vue en tableau pour les soumissions)

Par défaut, les réponses se synchroniseront avec les propriétés correspondantes dans la vue Réponses. Si vous souhaitez arrêter cette synchronisation, cliquez sur les options de la question et désélectionnez Synchroniser avec [nom de la propriété].

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Types de questions dans les formulaires Notion

Les formulaires Notion prennent en charge 10 types de questions :

• Texte → Se synchronise avec une propriété Titre ou Texte
• Choix multiple → Se synchronise avec Sélection ou Multi-sélection
• Date → Se synchronise avec une propriété Date
• Personne → Se synchronise avec une propriété Personne
• Fichiers et médias → Se synchronise avec Fichiers et médias
• Nombre → Se synchronise avec une propriété Nombre
• Case à cocher → Se synchronise avec une propriété Case à cocher
• E-mail → Se synchronise avec une propriété E-mail
• URL → Se synchronise avec une propriété URL
• Téléphone → Se synchronise avec une propriété Téléphone

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Une propriété Heure de soumission est automatiquement ajoutée dans la vue Réponses, servant de champ Heure de création. Vous pouvez la modifier ou la supprimer comme n'importe quelle autre propriété.

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Options des questions des formulaires Notion

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Chaque question de votre formulaire peut être personnalisée via le menu ••• en haut à droite du bloc de la question. Explorons quelques options clés :

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Options générales (pour tous les types de questions)

• Obligatoire : Rendre la question obligatoire ou facultative.
• Description : Ajouter des informations supplémentaires pour aider les répondants.
• Type de question : Modifier le type de question à tout moment.
• Voir la propriété liée : Consulter ou gérer la propriété associée à une question.
• Synchroniser avec [Nom de la propriété] : Activer/désactiver la synchronisation entre les réponses du formulaire et les propriétés de la base de données.
• Supprimer la question : Retirer une question du formulaire.

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Options des questions de texte

• Réponse longue : Permettre les réponses sur plusieurs lignes en activant cette option.

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Options des questions à choix multiples

• Sélection maximale : Choisissez Illimité pour synchroniser avec une propriété Multi-sélection ou 1 pour Sélection.
  • Ce paramètre n'apparaît que si la question est liée à une propriété Multi-sélection.

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Options des questions de date

• Date de fin : Permettre aux répondants de sélectionner une plage de temps (date de début et de fin).
• Inclure l'heure : Permettre aux répondants d'ajouter l'heure à la sélection de date.

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Si activé(s), l'utilisateur doit fournir une date de fin et/ou une heure — les saisies partielles ne sont pas autorisées.

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Options des questions de personne

• Sélection maximale : Limiter les sélections à une personne ou permettre des choix illimités.

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Les répondants peuvent choisir n'importe qui dans votre espace de travail, qu'il s'agisse de membres ou d'invités.

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Autres types de questions

Les autres types de questions ont moins d'options de personnalisation, mais voici quelques points à noter :

• Fichiers et médias : Permet jusqu'à 10 téléchargements, limités à 100 Mo au total.
• Case à cocher : Fonctionne comme un champ booléen unique (vrai/faux).
• Nombre : Bien que le format ne puisse pas être défini dans le formulaire, il peut être ajusté dans la base de données.

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Étapes pour créer votre formulaire Notion

1. Nommez votre formulaire (ceci est distinct de la vue Réponses).
2. Ajoutez une description facultative.
3. Ajoutez vos questions et configurez-les :
   1. Choisissez un type de question.
   2. Décidez si elle doit se synchroniser avec les noms de propriétés (activé par défaut).
   3. Ajustez les options de chaque question (comme la rendre obligatoire).
4. Examinez la vue Réponses pour vous assurer que toutes les propriétés correspondent à vos questions du formulaire. Vous pouvez réorganiser les propriétés si nécessaire.

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Astuce pro : Pour insérer une nouvelle question entre des questions existantes, survolez l'espace entre deux questions et cliquez sur l'icône + bleue. Vous pouvez également glisser-déposer les questions pour les réorganiser.

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Personnaliser votre formulaire dans Notion

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Une fois que vos questions sont prêtes, il est temps de personnaliser le formulaire. Cliquez sur ••• en haut à droite de la base de données du formulaire et sélectionnez Personnaliser le formulaire. Vous pouvez :

• Changer la couleur du bouton de soumission (limitée à la palette par défaut de Notion).
• Modifier le texte du bouton de soumission.
• Ajouter un titre de confirmation avec des options de mise en forme (gras, italique, lien hypertexte, etc.).
• Écrire un message de confirmation à afficher après la soumission.

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Le titre et le corps de la confirmation seront affichés une fois le formulaire soumis.

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Prévisualiser votre formulaire

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Avant de partager, prévisualisez votre formulaire pour vous assurer que tout est correct.

1. Cliquez sur le bouton Aperçu en haut de la base de données.
2. Remplissez le formulaire avec des données de test et soumettez-le.
3. Examinez les réponses enregistrées dans la vue Réponses.
4. Cliquez sur Voir mes réponses pour vérifier l'exactitude de la soumission.

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Même en mode aperçu, toutes les réponses seront enregistrées dans la base de données.

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Partager votre formulaire Notion

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Une fois satisfait, suivez ces étapes pour partager votre formulaire :

1. Cliquez sur le bouton Partager le formulaire.
2. Choisissez Qui peut remplir le formulaire :
   1. Toute personne de [votre espace de travail] avec le lien
   2. Toute personne sur le web avec le lien
   3. Aucun accès (pour fermer les soumissions)
3. Activez/désactivez les Réponses anonymes. Si vous partagez avec Toute personne sur le web, les réponses sont enregistrées comme anonymes par défaut.
4. Activez/désactivez la marque Notion si vous partagez publiquement.
5. Copiez le lien du formulaire en haut du menu de partage.

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Vous recevrez une notification par e-mail chaque fois que quelqu'un soumet votre formulaire Notion.

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Automatisez votre formulaire Notion

Vous pouvez utiliser les automatisations Notion pour améliorer la fonctionnalité de votre formulaire. Par exemple, vous pourriez vous marquer vous-même ou un coéquipier chaque fois qu'une nouvelle réponse est enregistrée.

Voici comment faire :

1. Créez une nouvelle automatisation et donnez-lui un nom.
2. Définissez le Déclencheur sur "Page ajoutée".
3. Choisissez Action → Modifier la propriété → [Propriété Personne] → Remplacer par → [Nom du coéquipier].

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Vous pouvez automatiser bien d'autres choses. Pour plus d'idées, consultez ce tutoriel d'automatisation.

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Créer un formulaire à partir d'une base de données Notion existante

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Si vous avez déjà une base de données, vous pouvez créer une vue formulaire à partir de celle-ci plutôt que de partir de zéro :

1. Ouvrez la base de données que vous souhaitez utiliser.
2. Ajoutez une nouvelle vue et sélectionnez Formulaire.
3. Choisissez d'utiliser ou non les propriétés existantes comme questions du formulaire.
4. Renommez les questions si nécessaire (cela mettra à jour les noms des propriétés d'origine). Alternativement, utilisez les descriptions pour fournir un contexte supplémentaire.

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Créateurs de formulaires Notion : Options externes

Si les formulaires natifs de Notion ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez essayer des créateurs de formulaires tiers qui se synchronisent directement avec Notion.

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Noteforms (anciennement Notion Forms)

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Noteforms est probablement le créateur de formulaires le plus connu et le plus utilisé pour Notion. Il est incroyablement convivial :

1. Connectez votre espace de travail Notion.
2. Sélectionnez votre base de données.
3. Ajustez les propriétés en les masquant ou en les affichant.
4. Personnalisez le formulaire et partagez-le.

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Noteforms vous permet également de créer des vues de base de données filtrées qui peuvent être partagées publiquement.

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Tally

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Tally imite l'interface de Notion et permet d'utiliser les commandes / pour ajouter des questions.

1. Créez votre formulaire et ajoutez des questions.
2. Cliquez sur l'icône ⚡ pour ouvrir les intégrations.
3. Connectez Notion et sélectionnez une base de données.
4. Associez les questions de Tally aux propriétés de Notion.

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Les formulaires Tally peuvent être intégrés directement dans les pages Notion, ressemblant presque à l'identique aux formulaires natifs.

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Conclusion

Avec le nouveau créateur de formulaires natif, créer des formulaires dans Notion n'a jamais été aussi facile. Que vous recueilliez des commentaires, suiviez des inscriptions ou automatisiez des flux de travail, les formulaires Notion vous permettent de collecter et de gérer des données de manière transparente au sein de votre espace de travail.

Bien que les outils tiers comme Noteforms et Tally offrent plus de personnalisation, l'option intégrée facilite la synchronisation directe des réponses avec vos bases de données. Maintenant que vous savez comment créer, personnaliser et partager vos formulaires, vous êtes prêt à rationaliser vos processus et à découvrir de nouvelles façons de gérer vos données dans Notion.

Bonne création de formulaires !

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FAQ

Que se passe-t-il si je supprime une question dans un formulaire Notion après avoir déjà reçu des soumissions ?

Si vous supprimez une question, la propriété associée ne sera pas supprimée. Cependant, sachez que contrairement aux bases de données classiques de Notion, vous ne pouvez actuellement pas récupérer les questions supprimées.

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Que se passe-t-il si je modifie une propriété liée à une question dans la vue Réponses du formulaire Notion ?

Cela met également à jour la propriété dans le formulaire. Par exemple, si vous changez votre sélection simple en sélection multiple, cela ajustera la sélection maximale de 1 à illimitée.

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La modification du titre d'une question change-t-elle le nom de la propriété dans le formulaire Notion ?

Oui, la modification du nom de votre question mettra à jour le nom de la propriété en conséquence. Cependant, vous pouvez inverser cela en modifiant le nom de la propriété - cela n'affectera pas le nom de la question.

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Puis-je créer un formulaire Notion à partir d'une base de données Notion existante ?

Absolument ! Voici comment faire : Accédez à votre source de base de données → Cliquez pour ajouter une nouvelle vue → Sélectionnez "Formulaire" → Choisissez la première option pour utiliser les propriétés existantes comme questions de votre formulaire. Vos questions de formulaire seront automatiquement liées à vos propriétés Notion.

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