Si tu es familier avec Notion, utiliser Notion Mail te semblera naturel. L'interface est conçue pour refléter la mise en page épurée et intuitive de Notion, rendant la gestion des emails plus flexible et structurée que jamais.

Dans ce guide, on va explorer les aspects clés de l'affichage et de la navigation de Notion Mail. De l'organisation de ta boîte de réception avec des vues personnalisées à l'utilisation des hover actions, filtres et raccourcis clavier, tu apprendras à optimiser ton workflow d'email. Que tu préfères une configuration minimaliste ou un centre de commande ultra personnalisé, cet article t'aidera à adapter Notion Mail à tes besoins.

D'abord, n'oublie pas de télécharger Notion Mail.

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Points clés

• Interface familière façon Notion – Notion Mail est conçu de manière similaire à Notion, avec une barre de navigation à gauche, un espace principal pour la consultation des e-mails, et des options personnalisables pour filtrer, grouper et étiqueter automatiquement avec l’IA.
• Navigation & vues flexibles – La barre latérale comprend des sections comme Recherche, Vues, Mail (Tous les mails, Envoyés, Brouillons, etc.), Modèles et Corbeille. Tu peux créer des vues personnalisées avec des filtres et des regroupements uniques, comme dans les bases de données Notion.
• Multiples options d'affichage & d'interaction – Les e-mails peuvent être affichés en aperçu latéral, aperçu central ou en pleine page. Survoler un e-mail fait apparaître des boutons d’action rapide personnalisables.
• Filtrage & organisation avancés – Tu peux filtrer les e-mails selon divers critères (expéditeur, sujet, pièces jointes, étiquettes, etc.), les regrouper par priorité, statut ou catégorie, et personnaliser les propriétés affichées.
• Fonctionnalités uniques : rappels & snippets – Les e-mails peuvent être programmés pour réapparaître dans la boîte de réception plus tard grâce à la fonction de rappel. Les snippets permettent de créer des blocs de texte réutilisables pour les phrases fréquemment utilisées.
• Rédaction enrichie – Les e-mails peuvent être formatés avec des blocs façon Notion, incluant des encadrés, cases à cocher, titres et couleurs, rendant l'écriture d’e-mails plus structurée et visuellement attrayante.

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Affichage & Navigation de Notion Mail

Affichage Général

L’interface de Notion Mail reprend le design de Notion.

• À gauche, une barre de navigation qui peut être affichée en permanence ou seulement au survol. Clique sur l’icône << en haut de la barre latérale pour la fermer (ou utilise le raccourci clavier cmd/ctrl + ).
• La zone principale d'affichage des emails et des vues occupe environ 80% de l'écran au centre.
• En haut à droite, tu trouveras des options pour modifier la vue actuelle, configurer des filtres et regroupements, et activer l’auto-étiquetage par IA.

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Barre de Navigation

La barre de navigation contient ces sections :

En haut :

• Sélection du compte (comme dans Notion)
• Bouton de fermeture de la barre latérale
• Bouton de rédaction d'un nouvel email (ou raccourci C)

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Recherche

Recherche dans tous tes emails. Par défaut, cela exclut la corbeille et les spams, mais tu peux ajuster ces filtres avec le bouton en haut à droite.

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Vues

Comme dans les bases de données Notion, crée plusieurs vues d’emails avec des règles, filtres et regroupements personnalisés.

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Mail

• All Mail : Affiche tous les emails (hors corbeille et spams), y compris les emails envoyés.
• Envoyés : Affiche tes emails envoyés.
• Brouillon : Contient les brouillons.
• [Optionnel] Rappels : Disponible si tu utilises la fonction de rappel.

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Settings

• Modèles : Accède aux vues prédéfinies (expliquées plus tard).
• Corbeille : Contient les emails supprimés (mais pas les spams).

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En bas :

• App switcher : Bascule entre Notion, Notion Calendar et Notion Mail via le switcher en bas à gauche.
• Aide : Accède à la documentation, soumets un feedback, et consulte la politique de confidentialité, les conditions d'utilisation et les raccourcis clavier.

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Aperçu latéral, central ou pleine page

Comme dans Notion, tu peux afficher tes emails en center peek, side peek ou plein écran. Pour modifier ce paramètre, va dans Settings → Inbox → Thread style.

Essaie chaque option avant de choisir celle qui te convient le mieux. Ce réglage s’applique à toutes tes vues.

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Preview

Même si je ne suis pas fan de la fonction preview des pages Notion, elle s’avère très utile dans Notion Mail. En survolant un email, tu peux voir un aperçu de son contenu, ce qui facilite le tri rapide des messages.

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L’aperçu affiche la réponse la plus récente dans la conversation.

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Actions au survol

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Lorsque tu survoles un e-mail, un menu d'actions apparaît. Par défaut, ce menu inclut :

• Étoile
• Archiver / Désarchiver
• Supprimer / Restaurer
• Marquer comme lu / non lu
• Définir un rappel

Tu peux personnaliser ce menu pour ajouter ou supprimer des actions. Pour cela, clique sur l’icône ⚙️ en haut à droite de la page, sélectionne "Modifier la vue", puis "Actions au survol".

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Menu de commande (⌘ + P)

Comme dans Notion ou Notion Calendar, presse ⌘/Ctrl + P pour ouvrir le menu de commande. Ce raccourci pratique te permet de :

• Composer des e-mails et créer des snippets
• Créer et modifier des vues
• Accéder rapidement aux dossiers
• Basculer entre les modes d'affichage (aperçu latéral, central, pleine page)
• Voir tous les raccourcis clavier

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Organiser ta boîte de réception Notion Mail

Créer des vues personnalisées

La vraie puissance de Notion Mail réside dans ses vues personnalisées. Comme les vues de bases de données Notion, tu peux configurer différentes présentations pour tes e-mails.

Pour créer une nouvelle vue :

1. Clique sur le bouton + à côté de "Vues" dans la barre latérale.
2. Ou ouvre le menu de commande (cmd + p) et tape "Ajouter une vue".

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En créant une vue, tu verras plusieurs options :

• Créer à partir d'un étiquetage automatique
• Configurer manuellement (option utilisée ici)
• Utiliser un modèle
• Vues suggérées

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Une fois ta vue créée, elle affichera par défaut tous les e-mails par défaut, sauf Spam, Corbeille, Promotions et Réseaux sociaux (Gmail).

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Trouvez votre nouvelle vue dans la barre latérale. Cliquez dessus, puis sélectionnez Renommer pour changer son nom, son icône et la couleur de l’icône.

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Filtres

La première étape avec votre nouvelle vue consiste à configurer les filtres. Ceux-ci définissent l’objectif de votre vue.

Vous pouvez accéder aux filtres de deux manières :

• En cliquant sur l’icône de filtre à côté de "Auto label" en haut à droite de la page
• En cliquant sur l’icône ⚙️ (Modifier la vue) en haut à droite de la page, puis en sélectionnant "Filtre"

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Options de filtres disponibles:

• Boîte de réception : Inclure ou exclure "Boîte de réception", "Envoyés", "Planifiés", "Spam" et "Corbeille"
• Catégorisation automatique de Gmail : Promotions, Réseaux sociaux, Forums et Mises à jour
• Lu ou non lu
• Présence de pièces jointes, d’événements de calendrier, ou de dates
• Expéditeur & destinataires : Expéditeur, Destinataire, CC, CCI
• Objet

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Par exemple, j’ai une vue appelée "Lieux de Retraites" qui contient tous les e-mails liés à mon site lieuxderetraites.fr. Je peux filtrer soit en incluant tous les labels pertinents, soit en utilisant le filtre "Expéditeur & Destinataires" avec .

💡 N’oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer" avant de quitter ! Vous pouvez également enregistrer un ensemble de filtres comme une nouvelle vue.

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PS : Les filtres sont additifs (logique "ET" et non "OU"). Si plusieurs filtres sont appliqués, un e-mail doit répondre à toutes les conditions pour apparaître dans la vue.

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Grouper

Par défaut, les e-mails sont triés chronologiquement. Mais Notion Mail propose aussi d'autres options de regroupement :

• Date (par défaut) : Aujourd’hui, Hier, 7 derniers jours, 30 derniers jours, etc.
• Étoilé : Sépare les e-mails étoilés et non étoilés
• Important : Sépare les e-mails marqués comme importants et les autres
• E-mail ou domaine : Vous permet d’entrer un mot-clé ou un domaine entier (ex : @templates4notion.com) pour regrouper les e-mails par contact ou client

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• Priorité : Ajoute des statuts aux e-mails (ex : À faire, En attente, Important, Aucun statut)

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• Label : Regroupe les e-mails selon les labels Gmail

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• Non lus : Sépare les e-mails lus et non lus

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📌 Les e-mails restent toujours triés chronologiquement, même avec un regroupement.

Astuce : Quand un regroupement est appliqué, Notion Mail crée des sous-vues dans la barre de navigation. En cliquant dessus, vous accédez directement à la section correspondante.

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Personnaliser les propriétés affichées

Vous pouvez choisir quelles propriétés afficher dans votre vue.

👉 Pour gérer les propriétés visibles, cliquez sur l’icône ⚙️ (Modifier la vue), puis sélectionnez Propriétés. Vous pouvez afficher/masquer les propriétés suivantes :

• Priorité
• Expéditeur (From)
• Objet
• Label
• Pièces jointes

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Vous pouvez aussi créer vos propres propriétés personnalisées, comme dans Notion ! Types disponibles :

• Texte
• Nombre
• Sélection
• Multi-sélection
• Statut
• Date
• Personne
• Case à cocher
• URL
• Fichiers et pièces jointes

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Par exemple, vous pouvez utiliser une propriété de texte pour ajouter des notes personnelles, une propriété de sélection pour spécifier des affectations de projet, une propriété de date pour les échéances de suivi ou une propriété de personne pour identifier les membres de l'espace de travail. Les possibilités sont infinies.

Ces nouvelles propriétés apparaissent en haut de la fenêtre lorsque vous cliquez sur un e-mail. Si une propriété a une valeur, elle s'affiche ; si elle est vide, une invite « Ajouter [nom de la propriété] » s'affiche.

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📌 Les propriétés personnalisées sont propres à chaque vue et ne sont pas partagées entre les vues.

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Rappels

Une des fonctionnalités les plus utiles de Notion Mail est la gestion des rappels d’e-mails.

Quand vous ajoutez un rappel à un e-mail, il disparaît temporairement de votre boîte de réception et se retrouve dans la section "Rappels" de la barre latérale. Il réapparaît à la date/heure choisie.

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Comment ajouter un rappel ?

• Cliquez sur l’icône ⏰ ou appuyez sur H en lisant un e-mail
• Choisissez une date et une heure
• Activez l’option "Rappeler si pas de réponse" ou "Rappeler dans tous les cas"

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Petites limites :

1. Si un e-mail avait le statut (priorité) "En attente", il reviendra en "À faire" après un rappel
2. Aucune notification n’est envoyée—ce qui peut être un avantage pour éviter les distractions

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Écrire dans Notion Mail

Blocs & format

C'est mon aspect préféré de Notion Mail. L’écriture est identique à celle de Notion. Tu bénéficies d’une interface propre et minimaliste tout en ayant accès à tous les blocs et options de mise en forme familiers.

• Tu veux ajouter un encadré ? Aucun problème !
• Quelques cases à cocher ? Bien sûr, elles sont même interactives pour le destinataire.
• Besoin d’insérer une citation ? Aucun souci.
• Un long e-mail nécessitant une structure ? Ajoute des titres de niveau 1, 2 et 3 à ta guise.
• Ça te semble monotone ? Ajoute de la couleur au texte et à l’arrière-plan !

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Comme dans Notion, il suffit de taper / pour accéder aux blocs ou d’utiliser les raccourcis Markdown de base (par exemple, ## crée un titre de niveau 2).

J’ai remarqué quelques bugs (certains éléments ne s’affichent pas correctement, notamment les cases à cocher et les blocs de code), mais tout s’affiche parfaitement du côté du destinataire.

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Snippets (textes réutilisables)

Snippets est l'une des fonctionnalités clés de Notion Mail. Tu peux créer des fragments de texte réutilisables et les insérer partout dans tes e-mails, ce qui est très pratique pour les phrases que tu répètes souvent.

Par exemple, j’ai créé un snippet pour ma phrase "réserver un appel" que j’utilise fréquemment avec mes clients et prospects.

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Pour créer un snippet :

1. Va dans Paramètres → Snippets, ou tape "Snippets" dans le menu de commande (Cmd + P).
2. Tu y trouveras plusieurs snippets préconfigurés que tu peux utiliser ou modifier.
3. Pour en créer un nouveau, clique sur Créer un nouveau.

Les snippets prennent en charge toutes les options de mise en forme standard, et tu peux inclure des champs dynamiques avec la notation { } — par exemple, {first_name} pour insérer automatiquement le prénom du destinataire.

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Le nom que tu donnes à ton snippet correspond à ce que tu taperas pour l'insérer. Par exemple, j’ai nommé mon snippet de lien de calendrier cal, donc je tape simplement /cal pour l’ajouter.

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Insérer ses disponibilités (intégration avec Notion Calendar)

Une des fonctionnalités uniques de Notion Mail est Insérer ses disponibilités ou Planifier un rendez-vous.

Pour l’utiliser :

1. Tape /schedule ou clique sur l’icône calendrier en bas de l’éditeur d’e-mail.
2. Une fenêtre pop-up s’ouvre avec les créneaux horaires disponibles entre toi et ton destinataire.
3. Tu peux ajouter d’autres créneaux à l’aide de l’outil stylo.
4. Sélectionne la durée de la réunion et l’outil de visioconférence souhaité.
5. Une fois terminé, clique en dehors de la fenêtre, et un texte "Planifier ici" apparaîtra avec un lien hypertexte.

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Quand le destinataire clique dessus, il est redirigé vers un lien Notion Calendar où il peut choisir un créneau disponible.

Partager ses disponibilités et planifier des appels n’a jamais été aussi simple !

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Paramètres Notion Mail

Voici quelques paramètres importants que nous n’avons pas encore abordés :

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Avance automatique

Dans la section Paramètres de la boîte de réception, l’option d’avance automatique détermine où tu seras redirigé après avoir archivé ou supprimé un e-mail. Tu peux choisir entre :

• Aller au fil de discussion suivant (utile pour traiter ses e-mails par ordre chronologique).
• Aller au fil de discussion précédent (utile pour traiter ses e-mails dans l’ordre inverse).
• Fermer le fil de discussion.

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Filtres Gmail

Dans une section dédiée des paramètres, tu retrouveras tous tes filtres Gmail existants. Si tu n’as pas encore de filtres, cette section sera vide.

Depuis cet espace, tu peux supprimer ou modifier des filtres, ce qui te redirigera vers la section des filtres dans Gmail. Actuellement, il n’est pas possible de créer ou modifier un filtre directement dans Notion Mail — peut-être qu’une mise à jour ajoutera cette fonctionnalité ?

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Signatures

L’une des plus grandes limitations de Notion Mail est que, en mars 2025, il ne prend pas en charge les signatures personnalisées. Tu ne peux même pas utiliser tes signatures Gmail existantes.

La section Signatures des paramètres permet uniquement d’activer ou désactiver la mention "Envoyé avec Notion Mail" en bas des e-mails.

Comment créer une signature personnalisée ? La seule solution actuellement est de créer un snippet avec ta signature et de l’ajouter manuellement à la fin de chaque e-mail. Il n’existe pas encore de solution automatique.

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Fonctionnalités IA de Notion Mail

Pour utiliser les fonctionnalités d'IA dans Notion Mail, vous devez avoir le module complémentaire Notion AI activé sur votre espace de travail Notion

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Auto-étiquettes (Auto-labels)

La principale fonctionnalité IA de Notion Mail est la catégorisation automatique des e-mails.

Cette fonction crée de nouvelles étiquettes basées sur les types d’e-mails que tu veux conserver, en utilisant les instructions que tu donnes.

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Tu peux choisir entre :

• Créer une vue distincte pour ces e-mails.
• Les garder dans ta boîte de réception.

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Après avoir donné une instruction, l’IA scanne tes e-mails et te demande de vérifier si certains exemples appartiennent ou non à cette catégorie.

Tu peux ensuite modifier le nom, la description et la couleur de l’étiquette.

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Astuce : Tu peux activer l’IA pour n’importe quelle étiquette existante. Sélectionne une étiquette, clique sur •••, puis active Notion AI. L’IA apprendra à catégoriser les e-mails en fonction de tes étiquettes existantes.

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Si tu affiches un e-mail, tu peux aussi cliquer sur "Auto-étiqueter les e-mails similaires". L’IA analysera alors cet e-mail pour classer automatiquement les futurs e-mails similaires.

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Notion AI pour rédiger des e-mails

Comme dans Notion, tu peux utiliser Notion AI pour réécrire, corriger et améliorer ton texte lorsque tu rédiges ou réponds à un e-mail.

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Le bouton "Améliorer l’écriture" fonctionne très bien. Tu peux aussi directement donner une instruction à l’IA, comme :

"Réponds en disant que je suis d’accord avec le périmètre du projet, mais que l’échéance doit être repoussée d’une semaine."

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Suggestions Notion AI

L’IA de Notion Mail peut aussi proposer des réponses rapides aux e-mails. Cette fonctionnalité est surtout utile pour des réponses simples comme "oui", "non", "merci" ou d’autres formules courantes.

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Modèles Notion Mail

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Comme Notion, Notion Mail propose des modèles. Ils sont plus simples que ceux de Notion, mais ils permettent de créer rapidement des vues ou de s’inspirer.

Tu peux parcourir la collection de 15 modèles en cliquant sur Templates dans la barre de navigation.

Comme les modèles classiques de Notion, tu peux les personnaliser selon tes besoins.

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Raccourcis Clavier Notion Mail

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• Cmd + P : ouvrir le menu de commande
• C : rédiger un nouvel e-mail
• Cmd + Maj + P : répondre
• H : rappeler
• U : marquer comme lu/non lu
• E : archiver
• Del : supprimer
• Ctrl + F : ouvrir les filtres de la vue
• Ctrl + E : modifier la vue
• G + [lettre] : naviguer entre :
  • A : tous les e-mails
  • S : envoyés
  • D : brouillons
  • ! : spam
  • # : corbeille
• Cmd + Maj + L : basculer entre le mode sombre/clair
• Cmd + Entrée : envoyer l’e-mail
• Cmd + O : ouvrir les pièces jointes

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Tu peux aussi appuyer sur ? pour afficher la liste complète des raccourcis clavier (meta 🤯).

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Comment j’organise mon Notion Mail

En tant que solopreneur travaillant sur plusieurs projets en parallèle, voici comment j’ai configuré Notion Mail :

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Boîte de réception comme liste de tâches

Groupée par priorité avec les options suivantes : À faire (par défaut), En attente, Appels et Suivi.

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Une vue par projet

Groupée par labels et triée chronologiquement.

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Snippets

Un snippet pour partager mes disponibilités, un snippet pour les suivis, & un snippet pour ma signature personnalisée.

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Pas de AI auto label

Ma boîte de réception est ma principale source de travail, donc je préfère organiser mes e-mails moi-même plutôt que de faire entièrement confiance à l’IA.

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Problèmes Actuels de Notion Mail

Voici les limitations que j’ai rencontrées en mars 2025 :

• Pas de signatures personnalisées
• Pas de tri manuel : les e-mails sont triés chronologiquement par défaut.
• Pas de fonction "déplacer vers" ni de glisser-déposer :
  • Contrairement à Gmail, où je pouvais déplacer facilement des e-mails vers des labels et les retirer de ma boîte de réception, Notion Mail nécessite deux étapes : assigner un label puis archiver l’e-mail.
• Aperçu des e-mails parfois incohérent : certains e-mails apparaissent zoomés.
• Problèmes de mise en forme :
  • Les blocs de code et leur texte ne s’affichent pas correctement dans l’éditeur d’e-mails.
  • Les cases à cocher sont invisibles dans l’éditeur.
  • Les hyperliens dans les snippets se cassent lorsqu’ils sont insérés dans l’e-mail.
• Les propriétés personnalisées ne se synchronisent pas entre les vues, contrairement aux propriétés standard de Notion (voir la section "Afficher les propriétés").
• Confusion de l’IA Notion avec les identités :
  • L’IA mélange souvent les expéditeurs et les destinataires, parfois en signant l’e-mail avec le nom du destinataire ou en générant des réponses depuis la mauvaise perspective.
• Compatible uniquement avec Gmail
• Pas d’application mobile‍

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Conclusion

Notion Mail redéfinit l’expérience e-mail en intégrant la flexibilité et l’organisation de Notion directement dans ta boîte de réception. Avec des fonctionnalités puissantes comme les vues personnalisables, le filtrage avancé, le regroupement et les propriétés en ligne, il te permet d’adapter ton flux de travail e-mail à tes besoins spécifiques.

L’intégration des blocs d’écriture façon Notion, des actions au survol et des snippets facilite la rédaction et la gestion des e-mails, rendant l’expérience fluide et efficace.

Que tu cherches à optimiser ta boîte de réception, structurer tes conversations ou mieux organiser ta gestion des e-mails, Notion Mail te fournit les outils nécessaires pour tout faire simplement.

Prends le temps d’expérimenter différentes configurations, vues et propriétés pour créer un système qui te convient parfaitement. Une fois en place, les e-mails pourraient bien ressembler un peu moins à une corvée et un peu plus à une extension naturelle de ton système de productivité.

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